牛津大學管理學教授菲利普(Nelson Phillips)等三位教授,於「史隆管理評論」(Sloan Management Review)指出,公司進行知識管理,除了要學習及保存重要的資訊,同時也要避免及除去不重要的資訊。

他們指出,公司在產製知識後,又將學會的東西遺忘,這種失憶的情況,可以按照知識的新舊,以及情況發生屬於意外或故意,分為四種類型。有些類型對公司有害,有些則對公司有益,不同的類型,公司有不同的因應做法。

1.遺忘記憶。
公司不小心將累積的知識弄丟,通常有損公高雄翻譯社司的競爭力,要再累積相同的知識,公司必須付出代價。發生這種情形的原因包括,產製的知識。因為不常使用,逐漸被淡忘、員工離開公司、遺失重要的文件等。要避免發生這種情形,公司首先需要知道,組織知識累積的地方,然後保護這些知識。

一般的主管通常對這一點有過於簡化的想法。例如,一家製造公司想要整埋老舊的產品藍圖,主管請員工重畫藍圖,讓版面更清爽,高雄翻譯社之後丟棄舊圖,並將新圖分類歸檔,希望更容易使用藍圖。但是,主管疏忽的是,在舊藍圖上,有多年來員工手寫的註記,這些資訊非常重要,隨著舊藍圖的破損及汰換,不知不覺便消失了。

2.保存記憶失敗。
公司新獲得的知識沒有成功進入組織的記憶,這個過高雄翻譯社程對公司有害。發生這種情形的原因包括,領導新做法的關鍵員工離開公司、某個工作小組解散等,以致新知識來不及傳遞到公司的其他部份。

要避免這種疏忽的情形發生,公司必須採取兩個步驟,在有價值的新知識消失之前,成功抓住它們。首先,將知識清楚呈現,也就是高雄翻譯社從員工身上獲取知識。其次,將知識傳佈到公司的其他部份,儲存在適當的地方,也就是將知識制度化,成為能夠再複製的行為。

3.去除記憶。
公司刻意移除累積在組織記憶中的負面知識(例如,公司改變了使用的科技,之前對舊科技的知識變得沒效率,必須移除),這高雄翻譯社個過程對公司有益,幾乎和學習新知識一樣重要。這種知識有時候已深植公司,許多員工只是不斷照著做,不會質疑利弊,如果公司要根除這種知識,必須大動作打破既有規則。

4.避免留下記憶。
跟人一樣,公司也會學到壞習慣,對於不利於公司的做法及想法,在它們留存於組織的記憶之前,公司刻意將之消除,這個過高雄翻譯社程對公司有利。例如,公司從合作夥伴學到一種沒有效率的做法,公司要避免員工在公司中繼續這種行為。要避免留下壞習慣,首先,公司必須能分辨有用的知識,以及可能的陋習,之後還必須預防後者不斷累積。

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